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技術檔案管理制度

發布者:   發表時間:2014/7/17 11:53:33   浏覽次數【1538

  技術檔案管理制度

  一 、總則

  1、 為建立、健全公司技術檔案工作,完整地保存和科學地管理公司的技術檔案,充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用,更好地為公司各生産技術部門服務,特制訂本管理制度。

  2、 本公司技術檔案是指各部門在生産技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料,以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

  3、 公司技術職能部門、室隊要把技術檔案工作納入本部門的技術業務管理工作中,保證其技術文件材料的積累,達到收集齊全、整理系統,并按制度及時歸檔,以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

  4、 按照集中統一管理技術檔案的基本原則,公司設立綜合檔案館,并配備專職人員管理。綜合檔案館在技術主管的直接領導下,集中統一管理全公司的生産、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作,達到全公司技術檔案的完整、準确、系統、安全和有效利用。

  二、技術文件資料的歸檔

  1、 每一個項目完成或告一段落後,都要有完整、準确、系統的技術文件資料,并按公司形成技術文件資料的歸檔範圍和要求,将所形成的技術文件資料加以系統的整理,組成保管單位(卷、袋、冊、盒),由技術主管審查後及時向公司檔案館移交歸檔。

  2、 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時,交接雙方應按規定辦理交接手續,簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的,管理人員有權拒絕接收。

  3、 凡需歸檔的技術文件資料,應盡量符合國标、部标和企業标準的規定。做到書寫材料優良,字迹工整,圖紙按規格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和複寫紙謄印。

  4、 凡各部門形成的圖紙類文件,應繪制紙圖一份,并經技術責任人簽字後,向檔案館移交歸檔。

  5、 凡外來、外購回公司的圖紙資料,随儀器、設備入公司的圖紙、使用說明書、電子文檔等在開封前,有關單位必須通知資料管理人員參加清點,如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

  三、檔案館的任務和管理人員的職責

  1、 檔案館的任務

  (1) 集中、統一、科學地管理好技術檔案,維護技術檔案的完整、系統、準确和安全,并及時、準确地提供利用。因工作嚴重失職,造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應負主要責任,嚴重者調離崗位。

  (2) 協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正确地整理、立卷歸檔工作。

  (3) 承擔技術文件資料的接收、複制、借閱、發放和建檔,提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

  2、檔案管理人員的職責

  (1) 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鑽研業務,提高管理水平,保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生産、開發提供技術資料。

  (2) 科學地管理全公司技術檔案,承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、複制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。

  (3) 遵守公司保密制度,做好安全保衛工作。

  (4) 嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。

  (5) 保持檔案館内整潔、衛生,對破損或變質的檔案,要及時修補和提出複制。

  四、技術檔案的鑒定和銷毀

  1、 認真做好技術檔案的内容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案,複制後,原檔案保管期限為半年。因修改内容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。

  2、 凡要銷毀的技術檔案,必須造具清冊,經主管領導審批後,在指定監銷人監督下進行銷毀,防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

  五、技術檔案的保管和借閱

  1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

  2、認真執行技術檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一緻。并于次年元月31日以前整理出檢查報告,交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果,對出現的問題責令檔案管理員進行整改,并對檢查報告的真實性進行複查。

  3、做好技術檔案的安全、保密工作,并履行批準和借閱手續。經常保持室内清潔通風,注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、黴爛等。如有破損或變質的檔案,管理人員要及時修補和提出複制。

  4、 技術檔案的保密制度

  (1)公司職工必須嚴守機密,維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,随儀器、設備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術主管批準後方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。

  (2)技術檔案如有丢失、被盜、洩密等情況,應立即上報并采取措施作妥善處理。

  (3)非工作人員未經允許,不得随意翻閱技術檔案。

  5、 技術檔案的借閱

  (1)凡本公司技術人員、工作人員,因生産需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字後,方可使用。用後按期歸還,經管理人員檢查後,方可辦理注銷手續。

  (2)技術檔案和各種設備說明書等,均在公司内控制使用,檔案原件不得借出檔案館,僅供在室内查閱。若需借出檔案室,應辦理手續,借出副本。如無副本時,需經技術主管批準方能借出。

  (3)經同意借出之檔案,每次最長時間為三天。如工作需要,到期後需繼續使用的,應辦理續借手續。如遇假期,必須将所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者,由檔案管理員負責催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據所借資料的實際價值(各類書籍按标價、資料按制作價格)報技術主管審查,總經理批準後,送公司财務部,對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案,根據其時間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。

  (4)借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉借、拆散、塗改、抽換和丢失。借、還雙方應共同清點份數、頁數,并檢查完整情況,做到認真負責。如發現問題或有損壞者,及時向主管領導彙報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰,由檔案管理員報技術主管審查,總經理批準後,送公司财務部,對檔案借閱人進行處罰。

  六、技術檔案的複制和技術資料的發放

  1、凡歸檔的技術文件資料,一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應複制備份一份,供日常借閱或發放使用,備份文件發放後,應及時複制補充完整。

  2、用作指導生産的工藝卡、工序卡、生産作業指導書等,應及時存檔。

  3、作為驗收依據的檢驗卡,應及時存檔。

  4、發放各使用場所的文件資料,使用者應妥善保管,不得損壞或丢失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時,可到檔案館換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案館回收後銷毀處理。

  七、技術檔案和受控技術文件的更改

  1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時,應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時,還應有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據通知單的内容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改标記,堅持技術責任簽字,标明日期。同時修改清單中的更改級别,并将修改通知保留備查。

  2、技術檔案更改後,資料管理人員應及時将更改通知單發放各相應的文件受控場所, 以保證文件的使用得到有效控制。

  3、為防止各使用場所的受控文件失控,各類受控技術文件自發放之日起,其使用期限為一年,過期自動作廢。需重複使用時,經文件歸口管理部門審查後,蓋上“确認”印章,審查人員簽字認可後方可再次使用。

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